Αναφορικά με το τεχνικό πρόβλημα που παρουσιάστηκε στις υποδομές φιλοξενίας του Συστήματος Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων (ΣΗΔΕ) επισημαίνουμε τα ακόλουθα:
Βάση της κείμενης νομοθεσίας, οι φορείς του Δημοσίου είναι υποχρεωμένοι να τηρούν Σύστημα Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων (ΣΗΔΕ), ήδη από το τέλος του 2018.
Κατά την ανάληψη των καθηκόντων της η νέα Περιφερειακή Αρχή, διαπιστώνοντας ότι δεν έχει προσαρμοστεί σ αυτή την υποχρέωση η Περιφέρεια Ιονίων Νήσων, με τις οδηγίες του Περιφερειάρχη, Γιάννη Τρεπεκλή και σε συνεργασία με τις αρμόδιες υπηρεσίας, προχώρησε τις διαδικασίες για άμεση εισαγωγή του ΣΗΔΕ.
Οι διαδικασίες επιλογής του αναδόχου πραγματοποιήθηκαν από τη Διεύθυνση Πληροφορικής μέσα στο υπάρχον νομοθετικό πλαίσιο και η σχετική σύμβαση υπεγράφη στις 17/9/2024.
Για την κατά το δυνατό πιο ομαλή μετάβαση στη νέα πραγματικότητα και την αντιμετώπιση οποιουδήποτε προβλήματος, αλλά και την ολοκληρωμένη εκπαίδευση του προσωπικού, η έναρξη λειτουργίας έγινε στις 14/7/2025, 10 μήνες μετά την υπογραφή της σύμβασης.
Την Τετάρτη 20/5/2026 περίπου στις 11:30 π.μ. προέκυψε τεχνικό πρόβλημα στις υποδομές φιλοξενίας του ΣΗΔΕ.
Αμέσως ενημερώθηκε η εταιρεία και η οποία την επομένη, 21/5/2026 (ημέρα αργίας για την Περιφέρειά μας), ενημέρωσε ότι το πρόβλημα ήταν πολύ σοβαρό.
Τέθηκε άμεσα ως προτεραιότητα η δυνατότητα του Οργανισμού να πρωτοκολλεί και σ’ αυτό επικεντρώθηκε η προσπάθεια των εμπλεκομένων υπηρεσιών υπό τις οδηγίες του Περιφερειάρχη και του Εκτελεστικού Γραμματέα, με αποτέλεσμα να αποκατασταθεί η συγκεκριμένη λειτουργία την Παρασκευή 22/5/5026, με όποιες δυσκολίες παρουσιάστηκαν.
Προκειμένου να εξασφαλιστεί η λειτουργία των υπηρεσιών της Περιφέρειας πραγματοποιήθηκαν οι παρακάτω ενέργειες:
- Επανεγκατάσταση όλης της απαραίτητης υποδομής προκειμένου να τεθεί σε πλήρη λειτουργία η διαδικασία πρωτοκόλλησης και ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων.
- Επαναφορά των δεδομένων του πρωτοκόλλου (μέχρι την ημερομηνία του συμβάντος).
- Πλήρης επαναφορά των εγγράφων και στοιχείων πρωτοκόλλου για τα πρωθύστερα του 2025 έτη.
Συνεπώς, από 21/5/2026 το ΣΗΔΕ λειτουργεί κανονικά και έχει αποκατασταθεί κάθε δυσκολία που αντιμετώπισαν οι χρήστες.
Αυτό κατέστη δυνατό διότι άμεσα συστήθηκε ομάδα υποστήριξης, με την οποία έχουν και σήμερα οι χρήστες τη δυνατότητα να επικοινωνήσουν.
Χαρακτηριστικά αναφέρουμε ότι αντιμετωπίστηκαν, μέσα σε διάστημα τριών ημερών, 396 αιτήματα χρηστών, που αφορούσαν κυρίως την είσοδό τους στο σύστημα και την χρήση της ψηφιακής τους υπογραφής.
Με δύο ηλεκτρονικά μηνύματα, ο Εκτελεστικός Γραμματέας ενημέρωσε αναλυτικά το σύνολο των υπαλλήλων για το γεγονός και τις ενέργειες που πραγματοποιήθηκαν ή πρέπει να πραγματοποιηθούν.
Παράλληλα κοινοποίησε αναλυτικό οδηγό αντιμετώπισης των εκκρεμοτήτων, για να μην υπάρξει κανένα ζήτημα στη διεκπεραίωσή τους.
Σε συνεργασίας με τον Υπεύθυνο Διαχείρισης Προσωπικών Δεδομένων της Π.Ι.Ν., αποτυπώθηκαν δεδομένα και εντός τριών ημερών ενημερώθηκε σχετικά η Αρχή Προστασίας Δεδομένων.
Ζητήθηκε και κατατέθηκε από την ανάδοχο εταιρεία αναλυτική Τεχνική Τεκμηρίωση για την αιτιολογία της βλάβης, τα μέτρα πρόληψης και διασφάλισης της ασφάλειας του συστήματος.
Είναι αυτονόητο και ουδέποτε ζητήθηκε για το συγκεκριμένο ζήτημα η οποιαδήποτε ευθύνη από οποιονδήποτε υπάλληλο.
Η Περιφερειακή Αρχή με υπευθυνότητα, σχέδιο και οργάνωση, υλοποιεί το σχεδιασμό της για τη μετάβαση της Π.Ι.Ν., στην ψηφιακή εποχή, αντιμετωπίζει και ξεπερνά προβλήματα, μέσα από καθημερινή, ειλικρινή και εποικοδομητική συνεργασία με τους υπηρεσιακούς παράγοντες.